Parte III – Simplificación y digitalización de trámites en Acosta, Esparza y Sarchí 

El uso de las tecnologías inteligentes en trámites administrativos está relacionado con una mayor eficiencia institucional, transparencia, satisfacción y participación ciudadana. Por eso, la iniciativa Simplificación y Digitalización de Trámites, elaborada en el marco del proyecto DIA «Innovación y Tecnologías Cívicas para Aumentar la Transparencia en Servicios Gubernamentales», surgió en 2020 como una propuesta de solución para combatir las limitaciones que algunas municipalidades en Costa Rica tenían al momento de prestar trámites y servicios a la ciudadanía.  

Desde el exceso de requisitos para la gestión de estos procesos, la burocracia y la falta de información, hasta la carencia de legislación, esta iniciativa buscó incorporar las tecnologías emergentes en el sector público para agilizar procedimientos administrativos como el permiso de uso del suelo, la recolección de residuos y la exoneración de bienes inmuebles en Acosta, Esparza y Sarchí respectivamente. 

Implementada en alianza con InnovaAP – UCR, el ITCR y LACChain, este esfuerzo ha sido implementado a través de una metodología colaborativa que permitió el rediseño de trámites y servicios prestados por los cantones, de manera ágil y accesible, con un enfoque en la persona usuaria. Después de la implementación de cinco fases conformadas por actividades y talleres que transcurrieron de manera independiente en cada una de las municipalidades, se logró digitalizar los trámites facilitando así la experiencia de la ciudadanía.  

Los sistemas fueron adecuados a un estilo formulario para que su uso sea sencillo, con la capacidad de subir los archivos pertinentes de acuerdo al tipo de trámite por efectuar. Esta iniciativa también contó con una campaña de difusión para promover el nuevo modelo digital con el que cuenta cada Municipalidad. Como parte final del proceso de implementación, se sistematizaron perspectivas y aprendizajes de los usuarios y funcionarios que participaron y a su vez, el planteamiento de oportunidades de mejora en el proyecto considerando los resultados obtenidos.  

Resultados finales de la iniciativa: 

Parte de la misión de The Trust for the Americas es la creación de alianzas con los distintos sectores y es precisamente el enfoque multisectorial de esta iniciativa que ha permitido un avance eficiente, efectivo y sostenible. Aunque todavía queda mucho por hacer, este esfuerzo es un paso más para seguir fortaleciendo el ecosistema GovTech en Costa Rica y en toda la región.  

Para más información sobre la implementación de la iniciativa visita la parte II de esta serie de blogs: https://tfaoea.wordpress.com/2022/08/17/parte-ii-gestion-de-tramites-publicos-un-avance-hacia-su-simplificacion-y-digitalizacion/