Parte I – Gestión de trámites públicos: ¿una tarea fácil de lograr? 

El año 2020 transformó la vida de millones de personas a nivel global, y resaltó en la escena pública la necesidad de brindar a los ciudadanos soluciones más eficientes para acceder y beneficiarse de los servicios públicos. 

En 2016, desde The Trust for the Americas, comenzamos a transitar una ruta de apoyo al gobierno y la sociedad civil en la región, promoviendo los principios de una Gobernanza Abierta. En el contexto actual, este tema, cobra vital importancia para restaurar la confianza del ciudadano, generar un cambio en la mentalidad y una transformación cultural en la administración pública. 

A través de nuestro Programa Democratizando la Innovación en las Américas (DIA), hemos aportado al desarrollo y al fortalecimiento de procesos de gobernanza en Costa Rica, Belice y Panamá, implementando proyectos con un enfoque multi-sectorial que combina: 

• Componentes de sensibilización y capacitación a sociedad civil y funcionarios públicos. 
• La generación de redes y alianzas locales para el desarrollo de proyectos colaborativos. 
• El incentivo para el uso de tecnologías cívicas mediante fondos semilla. 
• La incorporación de tecnologías emergentes para el sector público 

El uso de la tecnología ha sido clave en la labor que hemos venido implementando para mejorar las dinámicas entre el Estado y el Ciudadano, las cuales permiten gobiernos locales más abiertos y con capacidades técnicas más eficientes que mejoran la calidad de vida de la ciudadanía.  

Desde el 2020, y en alianza con el Laboratorio de Innovación de la Universidad de Costa Rica (InnovaAP – UCR) y el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), hemos puesto en marcha la iniciativa Simplificación y Digitalización de Trámites, con el propósito de agilizar procedimientos administrativos de carácter público en tres municipalidades de Costa Rica: Acosta, Esparza y Sarchí. 

Para su implementación, InnovaAP, ha desarrollado una metodología colaborativa que permite el análisis de trámites desde la perspectiva ciudadana, ofreciendo talleres sobre experiencia de usuario, así como generando una reingeniería de procesos y el prototipado y testeo de trámites, ahora digitalizados con nuevas tecnologías. Esta metodología se divide en cinco fases que incluyen: 

• Fase 0: el acercamiento inicial con la municipalidad. 
• Fase 1: un diagnóstico de trámites municipales que le representan mayor complejidad a la persona usuaria y a la vez, identificando las capacidades y recursos con los que cuenta la municipalidad. 
• Fase 2: un proceso de rediseño del trámite con la participación de la ciudadanía y servidores municipales. 
• Fase 3: el diseño de un prototipo de baja resolución de la propuesta del trámite.  
• Fase 4: la digitalización del trámite en función de los insumos generados en las fases previas. 
• Fase 5: la generación de un proceso evaluativo que sistematice los principales aprendizajes, resultados y realimentación de las partes involucradas en el proceso: ciudadanía municipalidad.

El proceso con cada municipalidad ha transcurrido de forma única. Cada localidad ha transitado las fases de la metodología a su propio ritmo para simplificar el trámite seleccionado. 

Para este proceso, The Trust, Innovaap e ITCR han establecido una alianza con LACChain, organización que promueve el desarrollo del ecosistema blockchain en América Latina y el Caribe, para adoptar esta tecnología emergente en los trámites con el objetivo de fomentar la innovación digital y asegurar la sostenibilidad digital de los trámites. 

La Simplificación y Digitalización de Trámites es una iniciativa que fortalece el ecosistema de GovTech en la región. Forma parte del proyecto \”Innovación y Tecnologías Cívicas para Aumentar la Transparencia en Servicios Gubernamentales\”, implementado por el Programa Democratizando la Innovación en las Américas (DIA) con el apoyo financiero de la Embajada de Estados Unidos en Costa Rica. 

En esta serie de entradas de blogs, te contaremos cómo ha sido la experiencia de cada gobierno local para facilitar la gestión de uno de los muchos trámites que ofrece. Desde la fase 0 hasta la fase actual, describiremos los retos, buenas prácticas, áreas de oportunidad y resultados. ¡Mantente al tanto!